Joanna od ponad 20 lat pracuje jako sekretarka, ostatnio w dużym koncernie farmaceutycznym. Kompetencje niezbędne do tej pracy kwituje jednym zdaniem: - dobra sekretarka powinna umieć wszystko! Jej samej jednak to wcale nie odstrasza. Lubi bowiem nowe wyzwania i uważa, że w naszym życiu zawodowym będzie ich nieuchronnie przybywać. - Ten, kto jest wciąż ciekawy świata i chętnie się uczy, nie musi martwić się o przyszłość - mówi.

Jej opinię potwierdzają specjaliści. - Sekretarki będą potrzebne zawsze, choć stawiane im wymagania jeszcze wzrosną - stwierdza Jan Łukomski, doradca personalny, który od lat wyszukuje na zlecenie firm najlepsze kandydatki.

Kompleksowe zadania

Ten zawód jest ciągle się rozwija, a pracodawcy coraz lepiej rozumieją, jak wiele zależy od sprawnie prowadzonego sekretariatu. Same zaś asystentki coraz częściej mają świadomość, że w zglobalizowanym świecie niezbędna jest znajomość ogólnych zasad biznesu, wykraczająca poza dziedzinę, w której specjalizuje się ich firma, plus wiedza fachowa. Mieści się w tym między innymi rozumienie procesów biznesowych i związków pomiędzy poszczególnymi działami gospodarki.

Coraz ważniejsza staje się też umiejętność samodzielnej pracy. Klasyczne administracyjne obowiązki, jak rezerwowanie sal na narady czy obliczanie kosztów podróży, coraz częściej wykonują dziś sami menedżerowie. Obowiązki asystentek stają się natomiast bardziej kompleksowe. Całościowa organizacja pracy nad projektem, począwszy od wyznaczenia priorytetów, a skończywszy na kontroli wykonanego zadania, to dziś zawodowa codzienność.

W przyszłości nie będzie chodziło jedynie o zarezerwowanie szefowi biletu na samolot, lecz  o merytoryczne zorganizowanie całego służbowego wyjazdu. Asystentka będzie sprawdzać, jakie ważne kontakty powinien przy tej okazji nawiązać jej przełożony, przygotowuje materiały na spotkania, ułoży cały plan podróży.

Potrzebne jest coraz szybsze tempo pracy, coraz większa samodzielność - takie tendencje obserwują wszystkie zainteresowane. Dawniej, gdy dostawały na przykład nowy program komputerowy, natychmiast odbywało się szkolenie - dziś musi im wystarczyć jedynie link do instrukcji obsługi. Kto chce być sekretarką przyszłości, musi więc lubić i chcieć stale się szkolić.

Do tego dochodzi jeszcze niezbędna elastyczność, umiejętność szybkiego i sprawnego organizowania sobie i innym pracy. Trzeba więcej planować, być dyspozycyjnym i znać różne techniki komunikacji.

Nowe pokolenie w biurowym świecie często nazywane bywa "digital natives", co oznacza, że technologia komputerowa jest dla nich czymś równie naturalnym jak ojczysty język. Ten, kto chce dotrzymać im kroku, musi interesować się techniką i być gotowym do zmierzenia się z całkiem nowym wyzwaniem. Internet ułatwia też nawiązywanie kontaktów - a tylko znając odpowiednich ludzi w swojej firmie i poza nią, można efektywnie kierować sekretariatem. Jeśli dziś dbamy o kontakty, bierzemy udział w spotkaniach branżowych i wymieniamy doświadczenia z innymi, za parę lat będziemy mogli czerpać z tego wymierne korzyści. Dawniej o nowinach rozmawiało się przy parzeniu kawy, dziś do tego celu służą serwisy społecznościowe.

Trzymać rękę na pulsie

Coraz ważniejsze staje się bycie na bieżąco, doskonała orientacja w problematyce danej branży. Sekretarka przyszłości stanowi centrum firmowego życia, tu krzyżują się wszystkie drogi, w dzisiejszych czasach głównie wirtualne. Wymaga to umiejętności dopasowywania się do nowych sytuacji, kolejnych zadań, nowych ludzi. Na pewno nie warto przywiązywać się zbytnio do zastanej sytuacji, teraźniejszych projektów i obecnego składu zespołu - jutro może to wyglądać już zupełnie inaczej.

Kiedy wszystko się zmienia, ta sama od lat szefowa sekretariatu stanowi dla swoich kolegów stały, bezpieczny punkt odniesienia. Może korzystać ze zgromadzonych w dłuższym okresie doświadczeń, znajomości zasad rządzących przedsiębiorstwem. Ale i od niej samej wymaga się coraz większej mobilności - asystentka bardzo często towarzyszy szefowi w służbowych podróżach, wspierając go swoją wiedzą fachową. Z drugiej strony wizja przyszłości obejmuje również pracę zdalną, poza biurem. Przy dzisiejszych możliwościach komunikacji nic nie przeszkadza temu, aby sekretarka mogła raz na jakiś czas przez dzień lub dwa załatwiać sprawy biurowe u siebie w domu, będąc dostępna pod telefonem i e-mailem - prorokują specjaliści. Takie rozwiązanie powitają na pewno z radością panie mające rodziny i małe dzieci.

Zwiększająca się liczba obowiązków, praca pod presją czasu i obowiązek stałej dyspozycyjności zwiększą jednak potrzebę zapewnienia sobie odpowiedniej porcji relaksu i odpoczynku od codziennego kieratu. Coraz bardziej w cenie będzie umiejętność stawiania granic, utrzymywania względnej równowagi między życiem służbowym a prywatnym, asertywność i dystans wobec spraw zawodowych.

Wszystko wskazuje na to, że w przyszłości sekretarkom i asystentkom nie zabraknie pracy. Przy dzisiejszym stopniu złożoności zadań i obszarów, jakimi zajmują się poszczególne przedsiębiorstwa, wysokiej specjalizacji i kompleksowości procesów niewyobrażalne staje się -jak twierdzą fachowcy - aby firmy mogły poradzić sobie bez wykwalifikowanej pomocy i niezbędnej koordynacji.

Same zainteresowane nie powinny jednak ukrywać swoich umiejętności i usuwać się w cień, nie doceniając własnych kwalifikacji i osiągnięć. Jeśli wykażą się rozsądną dozą pewności siebie, na pewno nie będą traktowane w przyszłości w tym zawodzie jak szare myszki, lecz szare eminencje.

Wizje przyszłości

- Biuro nie będzie wyglądało tak jak dzisiaj, zastąpi je wiele indywidualnie kształtowanych przestrzeni, w tym również wirtualnych. Coraz ważniejsze staną się: kreatywność, otwarta komunikacja i dialog.

- Asystentka w obecnym pojęciu  zostanie zastąpiona przez multitalent o wielorakich specjalizacjach. Klasyczne zadania organizacyjne będą wykonywały komputery, zadaniem człowieka stanie się kontrola, ogarnianie dziejących się procesów szerszym spojrzeniem i nadzór merytoryczny.

- Przełożony przestanie pełnić dotychczasową rolę, bo firmy przyszłości będą podzielone na zespoły do konkretnych zadań, nie zaś hierarchicznie. Zastąpi go ktoś w rodzaju moderatora. Coraz bardziej wyodrębniać się będą specjaliści z poszczególnych dziedzin.

Jak nie zostać w tyle?

- Stale poszerzaj wiedzę. Sprawdź, jakie kursy lub studia zaoczne mogą stać się przydatne w twojej codziennej działalności. Czytaj fachową literaturę, opanuj podstawy zarządzania. 

- Sprawdzaj rynek pracy. Porównaj krytycznie swoje kwalifikacje z umiejętnościami koleżanek po fachu, śledź oferty, zwłaszcza wymagania stawiane nowym kandydatkom, na spotkaniach branżowych rozmawiaj z sekretarkami z innych branż, aby dowiedzieć się, jak wygląda ich praca.

- Interesuj się techniką. Od sekretarek będzie wymagać się coraz większej wiedzy z dziedziny nowych technologii - warto więc być na bieżąco.

- Trenuj "miękkie umiejętności". W czasach coraz szybszego tempa i presji osiągania wymiernych  sukcesów jeszcze większego znaczenia nabiera przyjazna atmosfera pracy. Tu zaś bardzo wiele zależy od sekretarki.